Die richtige Belegsortierung

Du erstellst drei Aufbewahrungsplätze in Form von Kästchen, Kartons, Hängefächer oder einfach Klarsichtfolien :

• ein Fach für Ausgaben in Bar  
• ein Fach für Ausgaben, die vom Konto bezahlt werden
• ein Fach für deine Einnahmen (Ausgangsrechnungen)

a) vorbereitende Buchhaltung in Papierform

Checkliste:

• Alle Ausgangsrechnungen (Rechnungen, die der Unternehmer schreibt) des laufenden Monats auszudrucken und ins Fach Ausgangsrechnungen sortieren
• Alle Belege in Taschen, Geldbörse, Autoseitentür, Jackentaschen ect. in Stapel Bar oder Kontoausgaben ablegen 
• Alle Emails mit Eingangsrechnungen wie z.B. fürs Telefon, Software ect. mit einer bestimmten Farbe markieren oder in ein gesondertes  Postfach abzuspeichern.  

1.Tipp: Das markieren geht an sich im Arbeitsalltag schnell und die Markierung hilft dann die Emails schneller zu finden und am Ende des Monats die Rechnungen auszudrucken. (Link zur Hilfestellung Emailmarkierung hier )

2. Tipp:  Emails i.d.R. aufbewahren, da sie als  Briefumschlag gesehen werden.  Wenn In der E-Mail selbst keine steuerlich relevanten Informationen stehen, sondern nur ein höfliches Schreiben mit Hinweis auf die Rechnung im Anhang müssen Sie nur die Rechnung zehn Jahre lang archivieren/ aufbewahren. 

Bei der vorbereitenden Buchhaltung muss noch entschieden werden, ob nach Ist oder Soll-Versteuerung sortiert werden muss. Hier ein Schaubild dazu:

Da immer mehr Steuerberater dazu tendieren die Buchhaltung in digitaler Form zu buchen und es immer bessere Software auf dem Markt gibt, die dies unterstützen, habe ich eine weitere Möglichkeit der vorbereitenden Buchhaltung aufgeführt.

b) vorbereitende Buchhaltung in digitaler Form:

• Alle Ausgangsrechnungen werden als PDF in einem Ordner „Debitoren“ abgespeichert.
• Alle Emails mit Eingangsrechnungen wie z.B. fürs Telefon, Software ect. mit einer bestimmten Farbe markieren und die Anhänge dann in einen separaten Ordner „Kreditoren“ abspeichern. 
• Alle Belege die postalisch kommen werden in einem Ablagefach aufbewahrt und am Ende des Monats eingescannt.

 Vorteil der digitalen Buchhaltung: 

• Du hast alle deine Belege vor Ort
• Du kannst jeden Steuerberater ortsunabhängig beauftragen, weil die Abgabe der Belege per Post oder auf persönlicher Ebene wegfällt. 

Nachteil der digitalen Buchhaltung:

• Für den Überblick bei der vorbereitenden Buchhaltung ist das nicht zwingend förderlich, wenn dies nicht akribisch nachgehalten wird.
• Ohne Computerkenntnisse geht es nicht 
• elektronischer Form muss den Anforderungen der Finanzbehörden entsprechend abgelegt werden